Tento dokument je součástí podmínek služby Sales2Up CRM, informační
povinnosti a zpracovatelského ujednání podle čl. 28 GDPR. Nežádáme o
souhlas tam, kde je právním základem smlouva, zákonná povinnost nebo
oprávněný zájem. U zákaznického CRM obsahu jedná TechOne na doložený
pokyn zákazníka jako zpracovatel.
1. Co v CRM ukládáme
- vazby na firmy z veřejných registrů, obchodní případy a jejich stav,
- kontakty, role, telefonní a e-mailové údaje vložené zákazníkem,
- aktivity, úkoly, poznámky, komunikaci a další volný text,
- signály a per-user stav jejich doručení a přečtení.
Ručně zadané kontakty mohou obsahovat osobní údaje třetích osob.
Do CRM vkládejte jen údaje, pro které máte právní základ a které jsou pro
obchodní účel nezbytné. Kontakty se bez vašeho pokynu nekopírují do
veřejného profilu firmy ani mezi cizí organizace.
2. Kdo je správce a kdo zpracovatel
-
Účet, autentizace, fakturace, podpora, bezpečnost a provozní evidence:
správcem je TechOne CZ s.r.o. Údaje používáme pouze pro poskytování a
ochranu služby, plnění právních povinností a řešení konkrétních nároků.
-
Zákaznický CRM obsah s osobními údaji: správcem jste vy,
respektive vaše organizace. Vy určujete obchodní účel, rozsah a
dobu použití. TechOne CZ s.r.o. je zpracovatel podle čl. 28 GDPR.
Jako správce odpovídáte za právní základ, transparentnost, přesnost a
zákonnost vloženého CRM obsahu. My zajišťujeme bezpečné technické
zpracování a součinnost při výkonu práv dotčených osob.
Zpracovatelská ujednání
- Předmět, povaha, účel a doba: uložení, zobrazení, vyhledání, úprava, sdílení uvnitř oprávněné organizace a výmaz CRM obsahu pro vedení obchodní agendy po dobu aktivního workspace a následné ochranné lhůty.
- Údaje a subjekty: identifikační a kontaktní údaje, pracovní role, komunikace, obchodní historie, poznámky a úkoly týkající se osob vložených zákazníkem.
- Pokyny: obsah zpracováváme pouze podle doložených pokynů v aplikaci, smluvního nastavení a oprávněných požadavků správce. Pokud by pokyn porušoval GDPR, správce na to upozorníme.
- Mlčenlivost a bezpečnost: oprávněné osoby jsou vázány mlčenlivostí; používáme šifrovaný přenos, řízení přístupu, oddělení zákazníků, zálohování a další opatření podle čl. 32 GDPR.
- Další zpracovatelé: infrastruktura je v Evropské unii. Dalšího zpracovatele zavážeme stejnými povinnostmi a zamýšlenou změnu oznámíme tak, aby správce mohl vznést odůvodněnou námitku.
- Součinnost: pomůžeme s právy subjektů údajů, zabezpečením, incidenty, posouzením vlivu a konzultacemi podle čl. 32 až 36 GDPR.
- Výmaz nebo vrácení: po ukončení zpracování obsah podle volby správce vrátíme nebo smažeme. Standardní zrušení workspace používá 30denní ochrannou lhůtu; oprávněný pokyn k dřívějšímu výmazu ji může přeskočit.
- Doložení a audit: poskytneme informace nutné k doložení čl. 28 GDPR a umožníme přiměřený audit po dohodě, při zachování bezpečnosti ostatních zákazníků.
3. Jak dlouho údaje uchováváme
| Typ údaje | Doba uchování |
|---|
| Zákaznický CRM obsah v samostatném workspace |
Po dobu aktivního workspace. Po žádosti o zrušení je 30 dní uzamčený pouze pro obnovu, potom se odstraní. |
| CRM obsah sdílené organizace při odchodu člena |
Zůstává organizaci; osobní přiřazení, per-user stav a přístup odcházejícího člena se odstraní. |
| Profil a osobní produktová data |
Po 30denní ochranné lhůtě se odstraní nebo pseudonymizují. Minimální smluvní a bezpečnostní důkaz se drží jen po konečnou dobu uvedenou v zásadách ochrany osobních údajů. |
| Přečtené CRM signály |
Průběžně se mažou 180 dní od přečtení. |
Během ochranné lhůty je obsah uzamčený a nepoužívá se pro marketing.
Oprávněný požadavek správce nebo subjektu údajů na dřívější výmaz
posoudíme bez zbytečného odkladu; právo na výmaz není absolutní.
4. Vaše práva
U údajů, jejichž správcem je TechOne CZ s.r.o., můžete požadovat přístup,
opravu, výmaz, omezení, přenositelnost nebo vznést námitku, pokud to
odpovídá právnímu základu a zákonným podmínkám.
U zákaznického CRM obsahu vyřizuje práva dotčených osob zákazník jako
správce. TechOne mu jako zpracovatel poskytne potřebnou součinnost.
5. Kontakt
Provozovatel Sales2Up: TechOne CZ s.r.o., IČO 06010555,
Dělnická 213/12, Holešovice, 170 00 Praha 7. Dotazy a uplatnění práv:
info@sales2up.cz.
Stížnost lze podat u
Úřadu pro ochranu osobních údajů.